[Orador 7]: Buenos días a todos los que estáis aquí o cualquier otro sitio y podéis acceder a esta presentación. Yo me estoy arrogando un protagonismo que no tengo porque todo lo que se os va a presentar hoy es lo que nuestros compañeros del Vicerrectorado de Servicios Tecnológicos han preparado para facilitar la inclusión de todas las actividades que hacen los doctorados. los planes de investigación, en un registro con un programa que se llama RAPI. Este es el primer año en que vamos a utilizarlo para introducir estos informes anuales y aunque yo confío en que va a ser útil y no va a ser complicado hacer este depósito del informe anual, creíamos oportuno haceros esta presentación y daros unas pocas pistas de cómo hacerlo mejor. De modo que espero que sea muy provechoso. [Orador 6]: Gracias. Muchas gracias, Fernando. Ante todo, buenos días. Gracias por estar con nosotros aquí en persona o online. Ha sido un trabajo el que llevamos para configurar esta aplicación de RAPI que nos lleva atareados desde hace unos meses, desde que os presentamos el proyecto. No ha sido solo servicios tecnológicos, hemos estado trabajando constantemente bien con la unidad de doctorado del Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Doctorado, Y también con algunos equipos de programas de doctorado a los que les hemos pedido asistencia y asesoramiento porque no conocemos del todo muy bien muchos de los procesos, los vamos conociendo poco a poco. Y hemos implicado a equipos de distintas áreas para tener un poco visibilidad de lo que se hace en varias áreas. Esperamos que la solución que os estamos presentando cubra todas las necesidades de todos los programas de doctorado. mientras solucionamos la conexión os voy contando, os voy poniendo un poco en contexto si os acordáis en la presentación que hicimos hace un par de meses hablábamos de que íbamos a tener teníamos una situación actual de muchas aplicaciones que están demasiado interrelacionadas e instaladas en distintas plataformas que fuerzan a alumnos, directores y comisiones a conectarse a distintos sitios dependiendo de lo que queramos hacer y nuestro objetivo era ofrecer una única plataforma para realizar todas las operaciones de doctorado. Si os acordáis hablamos de varias fases, de esta fase inicial en la que tenemos muchos sistemas desconectados o que requieren pasos intermedios y vamos a pasar a un transitorio Debido, fundamentalmente, a que tenemos una aplicación, Apolothesis, que es un desarrollo antiguo, que no se mantiene, en un servidor antiguo. Todas las demás aplicaciones que estaban en ese servidor se han migrado ya y esa es la última aplicación que queda por migrar. El código es muy antiguo y la plataforma es muy antigua. Entonces lo estuvimos sopesando mucho y en vez de tener que hacer toda una migración con un esfuerzo creemos que demasiado grande, decidimos pasar a una etapa intermedia, utilizar una herramienta que nos proporciona Universitas 21 que tiene ese producto que dentro de la casa conocemos como Ágora, que es en realidad toda nuestra base de datos, todo nuestro sistema de gestión académica. Nos presenta una aplicación que se llama Rappi, que lo que nos proporciona es una capa intermedia a través de la cual podemos realizar determinadas tareas. Se puede realizar la cumplimentación de actividades del alumno, se puede realizar determinados trámites de la tesis y también se puede cumplimentar el plan anual de investigación. Bien, pues el primer paso, si os acordáis, esto era nuestra situación actual, esto es el primer paso, eliminar Apolo Tesis para trabajar sobre Rappi, que no deja de ser más que una interfaz, pero que nos va a facilitar escribir directamente en Ágora, que eso es un problema que tenemos ahora mismo, mucha de la información se queda en vuestras carpetas, en vuestros excels, nos lo habéis estado enseñando cuando os hemos estado visitando muchos de vosotros, y no termina de volcarse a Ágora. Bien, el primer paso es que esa información empiece a ir a Ágora, los informe el plan anual, sí que estaba yendo al repositorio, entonces en este paso no va a haber problema, sí que alguna de la información que les vamos a mostrar a los alumnos y que ahora os enseñaremos, Sí está pasando, no estaba llegando bien a Ágora y tendremos algunas incidencias, pero creo que esta es la fase inicial de depuración de la información que tenemos en nuestras bases de datos, que creo que va a ser bueno para que a futuro toda la información con la que trabajemos esté limpia y sea útil. La otra cosa que está marcada en naranja es la propia aplicación de tesis que estamos desarrollando. Ya hemos empezado antes del verano a trabajar en ella y estamos en la primera release. Esperamos que dentro de un par de meses os empecemos ya a enseñar resultados de las primeras funcionalidades que estamos atacando. Son ocho funcionalidades en las que estamos trabajando. Y el objetivo final es llegar a un único programa tesis que trabaje sobre la base de datos institucional o el sistema de gestión académica institucional, que es Universitas XXI Académico. ¿Cuáles son los roles de los que os describíamos en su día que forman parte o que interactúan con este RAPI que os vamos a presentar hoy? Bueno, pues los mismos con los que trabajáis vosotros, el doctorando, el director... o tutor de la tesis, yo creo que director y codirector normalmente, y luego el coordinador de la comisión académica del programa de doctorado. El doctorando fundamentalmente para cumplimentar ese plan. Lo que hemos hecho también ha sido recuperar todo lo que habían rellenado ya en la aplicación antigua hasta un año, no me acuerdo qué año era, 2013-14. Toda esa información está, que coincidirá más o menos… con la mayoría de los alumnos que tenemos activos ahora mismo en el sistema. Eso nos facilita que le podemos copiar en el informe que empieza a cumplimentar datos que son repetitivos, que él puede modificar, pero que se lo hemos podido incorporar ya en los apartados correspondientes para que los pueda modificar o adaptar y que les sirva de ayuda. Un poco la idea es que no tenga que imprimirse o estar cambiando de pantalla para hacer copiar y pegar de datos que quiere replicar porque son los mismos. Una vez que has planificado algo, lo normal es que si todo va bien, muchas de las partes se mantienen. Podrá consultar la valoración que le está haciendo su tutor, su coordinador o su director de la tesis y podrá ver también la valoración que le hace la comisión. Por otra parte, también va a poder consultar cierta información de tesis que hasta ahora casi la estabais llevando de una manera manual. Por ejemplo, cuál es la fecha límite de depósito de la tesis. que creo que es una información que trae bastantes quebraderos de cabeza, pero aquí hay que hacer una puntualización. Esta información se saca de la información que hay recogida en nuestras bases de datos. Si vosotros estáis subiendo, por ejemplo, cada vez que se le concede una prórroga a un estudiante o que tiene una baja o cualquier cambio de dedicación, se está introduciendo en Ágora, no habrá ningún problema y se le mostrará bien. Si no lo estáis haciendo, esto seguramente va a ser una incidencia que va a surgir porque el alumno va a ver que su fecha límite es distinta a la que él esperaba. No os alarméis, se corrige, esto lo corrigen normalmente en todos los flujos de todos los procesos, pasa por la subdirección con atribuciones de doctorado de la escuela. Y, o bien directamente, si tiene permisos de edición en Ágora, o bien a través de la Secretaría del Centro, se introducen esas prórrogas, esas bajas que se ha concedido desde la Comisión de la UPM. Entonces, no habrá más que, en esos casos que vayan surgiendo… pedirle a la Secretaría del Centro o a quien tenga esas atribuciones en el centro que introduzca esos datos porque si no están lógicamente no es más que una fórmula y lo va a calcular con la información que haya. Asumirlo como el poner los datos en limpio de lo que no teníamos bien introducido. Algunos de los que hemos visitado si lo estabais haciendo bien y si lo estabais introduciendo y para eso es cuando lo hemos estado revisando Si está saliendo bien. Para los que falte algún dato, habrá que decirle al alumno que no se alarme, se revisa y simplemente se da de alta. Simplemente para que si surgen quejas que tampoco os preocupéis, que simplemente el principal motivo que vamos a tener es este. El segundo rol es el tutor-director, que lo que va a hacer es recoger el informe tal como se venía haciendo en Apolo hasta ahora. Recoges el informe que ha hecho el alumno, lo evalúas primero, ves si está bien o está mal, si ves que la calidad es mala o que ha dicho algo que es incorrecto se lo puedes devolver. Entonces, le cambias el estado y se lo devuelves para que corrija algo. Le puedes poner comentarios para decirle, mira, esto no lo has puesto bien o el resultado no es este. Lo corrige y vuelve otra vez. Y en caso de que esté correcto, lo corriges. ...transmite hacia arriba... ...lo valora positivamente... ...o negativamente... ...si lo que quiere... ...este alumno no tiene solución... ...pero se lo comunico a la comisión... ...del programa de doctorado... ...de que esta tesis no va bien... ...o lo normal es que sí que va bien... ...y se le pasa a la comisión académica... ...que hace una labor similar... ...podría pedirle al alumno... ...que modificara algo... ...si hay algo que considera que no está bien... Simplemente imaginaros que no ha cumplimentado apartados o se lo puedes devolver y se le da esa segunda y última oportunidad para que realice el informe anual. O lo normal es que se valore normalmente positivamente porque normalmente los doctorandos sí están cumpliendo y sí lo están haciendo bien. Y es un poco el flujo que realizan cada uno, tutor, director y la comisión. De hecho, dentro de la herramienta intervienen esos tres roles con ese flujo que hemos visto. El alumno, el doctorando, edita ese informe, tiene un desplegable en el que él mismo cambia el estado. Yo lo encuentro un poco incómodo, el que se tenga que dar cuenta de lo que tiene que hacer, pero es lo que trae la herramienta. Ya cuando hagamos nuestra versión, espero que lo mejoremos y sea más fácil de transitar. A día de hoy, cuando el alumno termina de editar el documento, que no tiene que hacerlo de una sola vez, puede hacerlo en varias sesiones, cuando ya decide que deja de estar en borrador, en cumplimentación y que ya se lo quiere enviar a su director, cambia el estado, se lo envía y en ese momento el director lo recibe y puede hacer su valoración. cambiando el estado otra vez, devolviéndoselo para dejarlo pendiente de corrección, y ahí el doctorando tendría que corregir lo que le haya indicado el director, o pasándolo hacia la comisión, poniéndolo en estado revisión-comisión. La comisión hará lo mismo, podrá devolverlo, como hemos dicho, o podrá darlo por finalizado y ahí terminará el flujo de este informe. Veis que es sencillo, la herramienta en sí es un poco enrevesada a veces en la manera de funcionar, por eso hemos elaborado un manual de instrucciones para que lo tengáis a todos los niveles en español. El viernes estuvimos reunidos con algunas comisiones de programas de doctorado para que nos echaran un último vistazo y algunas nos pidieron que hiciéramos una versión en inglés por lo menos de la parte del alumno, porque hay alumnos extranjeros Y la herramienta está en inglés, la herramienta no hemos conseguido traducirla todavía, se puede, pero no hemos llegado. Pero las instrucciones de dónde tienes que ir dando creímos interesante y la hemos traducido al inglés. Entonces también hay unas instrucciones en inglés para el alumno. Hay dos hojas chuleta que llamamos para que tengáis todo el proceso, tanto de la parte de solicitud de prórrogas como de preguntas frecuentes, para que ya vayáis teniendo visión de los procesos que estamos tratando en concreto para esta parte del proceso. del informe anual. Y las vamos a colgar todas del mismo sitio donde estará el acceso a Rappi, que será seguramente desde Apolo, donde ha entrado siempre el alumno, sustituiremos el enlace por el enlace temporal a Rappi, que es donde se va a ir entrando desde ahora. Cuando ya tengamos la aplicación entera, pues ya tendremos algo que tenga cuerpo y que será uno de los apartados de esa aplicación. Pero hoy por hoy seguirán entrando desde un sitio similar o posiblemente del mismo sitio desde donde han estado entrando hasta. Muy bien, y poco más, lo que vamos a hacer ahora es una demo para que veáis el flujo de la aplicación, de lo que hace el alumno y de lo que hacen los distintos roles que intervienen en el proceso. Por eso hoy está de nuevo conmigo Loli Chamorro, que trabaja en el Vicerrectorado de Servicios Tecnológicos en la gestión de Universitas 21 Académico y nos va a hacer ella una demo. [Orador 4]: Hola, buenos días. Vamos a comprobar un segundo porque hasta justo antes de empezar hemos tenido hemos probado la conexión y va perfecto y justo cuando hemos empezado hemos tenido un problema de conexión. Si no lo intentamos hacer de otra forma. [Orador 3]: Bueno, hemos... [Orador 2]: bueno vamos a ver si desde aquí desde aquí si hubiéramos Bueno. [Orador 4]: La forma de acceder, en la documentación os enviaremos el enlace exacto a la URL a través de la que van a tener que acceder tanto alumnos como director, como comisiones y también enlazará desde Apolo. Van a acceder los alumnos con su usuario o el primer paso es que accedan los alumnos con su usuario y cuenta de servicio y su contraseña. Para replicarlo para esta demo, yo voy a simular que entro como un alumno. Esto no lo tendrán que hacer ellos porque directamente pasarán a entrar una vez que se autentiquen. ¿Qué van a ver? Al principio verán sus datos personales, la dedicación de su última matrícula, si es a tiempo completo o a tiempo parcial, y la fecha límite de depósito de tesis, la fecha calculada, con la fecha de inicio de admisión en este programa de doctorado y computando si tiene prórrogas o tiene bajas, pues se calcula esta fecha límite de depósito de tesis. Y podemos ver además información de la última matrícula, de la primera, sus líneas de investigación, el tutor, director, el coordinador... Bueno, pues aquí el alumno tiene toda su información. ¿Qué es lo primero que tiene que hacer? Irse al plan de investigación y para el año académico 2018-2019... Aquí recuperará todos los años en los que tenga matrícula. En nuestro caso, como el alumno tiene que rellenar el 18-19, tiene matrícula en 18-19, le daríamos a generar plan. Genera plan para este año académico. Nos dice que se ha rellenado con éxito y que... [Orador 6]: Esto puede ser una fuente inicial de problemas porque es posible que si se ha matriculado ya este año, todavía queda más o menos la mitad de alumnos de doctorado en matricularse, pero si ya se ha matriculado va a haber la matrícula de este año también. Y a uno a lo mejor le pide 2019-2020, que no va a poder cumplimentar el plan para este año, porque tiene que hacer el del año pasado, el año que ha terminado. Entonces, si os preguntan, esto casi seguro que no nos va a pasar al principio. Pero bueno, que sepáis que tiene que hacer el 19-20. Hemos insistido en las instrucciones que le hemos dado, 18-19. Se lo hemos insistido en las instrucciones para que se den cuenta, pero es posible que en el fragor de la cumplimentación no le va a dejar. No se lo permite. [Orador 4]: Eso, estaremos definidas las fechas en las que cada agente puede intervenir. Los alumnos intervienen desde hoy hasta la fecha que hemos acordado para rellenar su plan de investigación y para que el director pueda emitir su valoración. Ya se ha generado. Hay que darle a mostrar detalle actividad, también viene en la documentación, es algo que estamos trabajando para que se muestre desplegado, pero de momento va a ir así. ¿Qué es lo que tiene que hacer? Rellenar estos cinco apartados. ¿Cómo lo rellena? Dándole al botón de editar. Por defecto, cuando se genera el plan de investigación, se genera en un estado de incumplimentación, porque el alumno lo tiene que rellenar. En editar, pues, me hubiese gustado, tenía uno preparado, y me hubiese gustado mostraros uno cómo queda completo. Pero... pero no nos está dejando la red. Vale. El alumno rellenaría, puede copiar y pegar. Bueno, puede darle formato. [Orador 7]: que están vacíos. [Orador 4]: Si el alumno es de años anteriores, o sea, no es un alumno nuevo para 18 y 19, todo lo que pueda recuperar de su anterior plan de investigación, 17 y 18, se recupera. Hay campos que han variado un poquito y por eso no se pueden recuperar, pero sí se pueden recuperar. Y efectivamente, él siempre puede tener acceso al anterior, copiaría lo que no se ha podido copiar y podría pegarlo. Lo del año anterior, si se puede, aparece. Vale, bueno, podemos poner, pues esto, darle un poco de formato. Vale. Además, tanto en los... Disculpad. Que a la vez me van comentando si los compañeros de redes han podido solucionarlo. Tanto en resultados como en dificultades, si el alumno considera oportuno, puede subir un PDF, un documento adjunto. Y la planificación para el curso siguiente. Una vez que el alumno tiene todo relleno, y ya creo que no voy a rellenarlo más, no voy a hacer más intervención, porque puedo ir haciéndolo por fases, se lo tengo que pasar al director. al estado en revisión director. Hasta ese momento, el director no puede verlo. Si se lo paso a revisión del director, el alumno ya no puede volver a editarlo. Es decir, ya ha cerrado el alumno su capítulo y se lo ha pasado para revisión del director. En esta fase, el alumno ya no tendría que hacer nada más y entraría el director. Vamos a simular cómo entraría el director Un mismo docente puede tener varios roles. En función del rol con el que acceda, va a tener unas funciones u otras. En este caso, a dónde accede el director es a una pantalla en la que ve a todos los alumnos a los que está dirigiendo una tesis. Y tiene una vista rápida de cuál es la situación general, la fecha límite, los alumnos y qué es lo que tiene que hacer en cada uno de los casos. Estos triangulitos amarillos nos dicen qué tiene que intervenir el director. Que si yo fuera directora de estas tesis tendría que intervenir en el plan de investigación de este alumno y emitir un informe, una valoración para este alumno. Puedo entrar a través del alumno pinchando en el plan. ¿Y qué es lo que haría? En el plan de investigación elegir el 18 y 19 y ver su informe. En mostrar detalle estaría viendo todo lo que ha rellenado el alumno. ¿Vale? Cuando el director considera que dificultades o los problemas surgidos no los había puesto, no ha expresado todo lo que ha venido trabajando el alumno, pues se lo puede pasar a pendiente de corrección. Esto le devuelve el control al alumno para que modifique las cosas que el director considera que no están correctas. En el apartado de observaciones le puede interactuar con el alumno para decirle, corrige o explícate mejor la motivación. Esa es la forma en la que el alumno va a recibir esa información. Le voy a dar a pendiente de corrección y voy a salir un momento. Una cosa que nos he contado es que tanto el director como los miembros de la comisión, el tribunal y el coordinador de la comisión pueden acceder a ver el texto, pero no pueden modificar el informe del alumno. Siempre hay que pasárselo al alumno. Él aquí ya, como lo ha pasado a pendiente de corrección, ya no puede hacer más. Se le ha devuelto al alumno el informe. Y si el alumno entra a su plan de investigación, ve que está pendiente de corrección. Vale. Dice, explica mejor la metodología 1. Vale. guardaría y se lo pasaría a revisión del director y le diría he corregido el apartado. Una vez que se guarda en revisión del director, él ya no puede volver a editarlo como pasaba antes. Si volvemos a entrar con el rol del director, tengo el plan de investigación del alumno. Y veo que ya está otra vez en estado de revisión. Recupero todo lo que ha corregido el alumno y si considero que ya está completado, que ya está el informe tal y como debería estar, se lo paso a que la comisión lo revise. Este es el flujo que lleva el informe anual del alumno, pero además el director tiene que emitir una valoración. Esa valoración la puede hacer tanto desde el punto de menú evaluación como desde aquí que hay un enlace a valoraciones. Esta valoración se hace sobre el plan de investigación, le decimos si es favorable o desfavorable, y emitimos un texto. Ahora mismo estas observaciones son opcionales, pero probablemente cuando vosotros abráis la aplicación ya estén las observaciones o ese informe como obligatorio Y aquí ahora mismo tenemos adjuntar un informe como obligatorio. En las reuniones que os ha comentado el adjunto, nos reportaron algunas comisiones que la mayoría de los directores subían los informes en texto, no como un PDF, no como un documento. Entonces, consideramos mejor que las observaciones fueran obligatorias y el documento adjunto fuera opcional. Como ahora mismo no lo tenemos opcional, lo tenemos obligatorio, le vamos a subir. [Orador 7]: Una vez que he emitido mi valoración, como director le doy a guardar. [Orador 4]: Esta valoración se queda vinculada al alumno y lo puede consultar también la comisión. Es decir, en este punto... Es cuando ya hemos pasado todo el control a las comisiones. El director ya no puede hacer más. Ya ha transicionado todo el informe al estado de revisión de la comisión y ya considera que el informe está bien y además ha emitido su valoración. Él va a poder seguir viendo todo el proceso, pero ya no interviene. Si entramos como un miembro de la comisión, en este caso hemos elegido el coordinador de la comisión porque todos los miembros de la comisión van a poder ver el informe del alumno, de todos los alumnos que tengan un informe en estado de revisión de la comisión, pero solo el coordinador es el que va a poder emitir la valoración, la evaluación. Elegimos a nuestro alumno. Si veis aquí, Recupera a todos los alumnos ya es una lista mucho más larga que la del director, porque está recuperando a todos los alumnos que tienen algo que hacer, o sea, que todavía son doctorandos de ese programa. Puede ser que tengan actividades pendientes desde el 2018-2019, puede ser que ya hayan hecho matrícula, En nuestro caso, el alumno, como ha elaborado ya el plan de investigación, nos vamos a la pestaña de plan de investigación, mostrar detalle y en este momento es cuando la comisión lo ve. Ya puede ver el informe del alumno. la comisión lo puede dar por finalizado o puede decirle al alumno que no está satisfecho con ese informe y devolvérselo. Si pulsamos en pendiente de corrección, volvería a la situación inicial en la que el alumno tiene que corregir el informe anual, volver a pasar por el director, emitir otra valoración y llegar otra vez a la comisión. [Orador 7]: Estas acciones dependientes de corrección financiada por parte de la Comisión solo las puede ejecutar el coordinador. [Orador 4]: Esto solo lo puede ejecutar el coordinador. [Orador 7]: Los que son miembros de la Comisión lo que sí que pueden es leer los informes. Eso es. Y si quieren algo decir ya se lo dirán al coordinador al margen de rapidez. [Orador 4]: Eso es lo que hablamos. O sea, son roles a los que se les da unos permisos u otros. Entonces, en función de las reuniones que hemos tenido, las comisiones con las que hemos hablado han considerado que era mejor que solo el responsable de modificar el Estado y de emitir la evaluación fuera una… [Orador 7]: Bueno, entonces concluimos que efectivamente el único miembro de la comisión que puede aceptar o devolver al alumno el informe es el coordinador. Y en todo caso el resto de los miembros tienen acceso a todos los informes y pueden ponerse en comunicación con el coordinador por otras vías al margen de red. Esa es la situación y me parece... Aprovechable, me parece bien que sea así de momento. En todo caso, ya veremos en el futuro si conviene hacer mejoras a este programa, cuáles convienen y ya se harán. Gracias. [Orador 4]: Vale, como ya hemos visto, el funcionamiento de pendiente de corrección creo que tampoco merece mucho más la pena volver a pasar por todo ello y lo vamos a pasar a estado finalizado. Finalizado quiere decir… que ya toda la comisión y el coordinador como la persona responsable de modificar el estado está conforme con el informe anual del alumno. Además de emitir, de transicionar este informe, tiene que evaluarlo. En la pestaña de calificación va a recuperar a los alumnos para los que tiene que calificar. Si vemos en 18-19 y le damos a filtrar, nos va a recuperar a todos los alumnos para los que tenga que emitir una calificación. ¿Cuáles son esos alumnos? Todos los que tienen para 18-19 un informe anual, un plan de investigación en estado finalizado. Desde aquí puedo emitir valoraciones individuales o bien emitir una calificación por defecto, que por defecto hemos puesto que sea un apto, porque había comisiones que tenían muchísimos alumnos y entonces podían hacerlos todos de golpe. Pero lo normal es que se pusiera un apto y se subiera una explicación, se emitiera también una valoración, una evaluación de ese informe. Al darle a guardar ya recuperaríamos la calificación para este alumno. Ahora mismo, para 18-19, estamos solo evaluando plan de investigación. Para 19-20, la herramienta está preparada también para que se puedan evaluar documentos de actividad del alumno. Él iría rellenando todo el seguimiento de sus actividades, de las que va haciendo durante el año. y el director, incluso la comisión, ese flujo todavía no lo hemos definido, pero podríamos establecer un flujo análogo a este. Ahora mismo, desde aquí, hemos quitado esa opción porque solo van a poder rellenar en este momento sólo pueden rellenar el plan de investigación así que para no hacer líos o hacer un poco de ruido a los alumnos cuando entren hemos quitado la el menú de documento de actividad pero sí para el 19-20 lo ponemos lo verán aquí entre inicio y plan de investigación sí [Orador 10]: ¿Que si rechaza es un miembro de la comisión? ¿Le llega al alumno? ¿Pero le llega algún aviso también al director? [Orador 4]: No, o sea, los avisos están planificados, cada vez que se transiciona de estado se enviaría una comunicación, pero no están disponibles en este momento. Una vez que arranquemos con RAPIC y los alumnos puedan emitir su informe, vamos a ponernos a trabajar esta misma tarde en ver esos mensajes, en poner en funcionamiento esos mensajes. Considerábamos que, aunque aportan mucho valor, no es imprescindible en el proceso. Y teníamos que hacer que los alumnos empezasen ya a emitir sus informes anuales. [Orador 10]: Es decir, que las mejoras que pida la comisión, ¿cómo se entera? [Orador 4]: El director cuando entra ve rápidamente cómo está el estado de sus alumnos. Voy a entrar para que lo veáis. [Orador 7]: Posiblemente cuando la comisión devuelve un informe al alumno, el alumno tendrá que corregirlo. Y se queda parado esperando que el director vuelva a aprobarlo. Porque ese es el flujo que hay. De modo que el alumno, en el peor de los casos, si eso todavía no está recogido en la aplicación, porque el director no recibe un aviso, el alumno tendrá que decirle al director oye, tienes que volver a revisar mi informe porque la comisión no me lo había aprobado. Tendrá que volver a recorrer todo el camino. Aunque el director lo hubiera aprobado en primera instancia, si la comisión lo devuelve, El alumno tendrá que modificarlo, el director tendrá que reaprobarlo para que vuelva a la comisión y pueda terminar. [Orador 4]: ¿El plazo es hasta finales de noviembre? Este año, como algo específico, algo extraordinario, porque como hemos también abierto más tarde, va a cerrarse un poco más tarde, durante todo este mes, creemos que vamos a tener los mensajes. O sea, que una vez que se tengan que transicionar los estados, estarán los mensajes. [Orador 7]: Creo que este año vamos a ser muy flexibles con los doctorandos sin que esta flexibilidad autorice a los doctorandos a olvidarse del informe. Ellos tienen que hacer informe, por eso mantenemos la fecha última de 30 de noviembre. Si en algún momento, por lo que fuera, hubiera problemas... Pues, naturalmente, estamos dispuestos a retrasarlo más en los casos específicos en que haya esos problemas. Pero no queremos no poner una fecha límite para evitar que la gente se olvide de que tiene que hacer este informe, que es obligatorio, según dice el Real Decreto. [Orador 11]: Una... Una observación. Es que esto de que el único que pueda aceptar o rechazar el informe de la comisión sea el coordinador, es como que el coordinador asume demasiada responsabilidad. Será en todo caso después de consultar a la comisión, ¿no? [Orador 4]: O es que el coordinador tiene la potestad de rechazar o... Si no hemos entendido mal cómo funcionan las comisiones es que una vez que se ha reunido se toman las decisiones. Una vez que se ha tenido esa reunión es la figura del coordinador la que pasa el Estado. Efectivamente, no pretendemos que el coordinador decida… [Orador 7]: Todos los miembros de la comisión tienen acceso a todos los informes y saben cuál es el periodo de evaluación. De modo que en cuanto detectara algún miembro de una comisión que hay un informe que no merece ser aprobado, naturalmente que puede comunicarlo. al coordinador por una parte para ayudar, o a otro si el coordinador se tomara atribuciones que no le competen, porque él es el responsable de la comisión académica del programa de doctorado, pero no es el único que tiene que votar en esa comisión, que es lo que hay que hacer, por ejemplo, con los informes anuales. Los informes anuales tienen que ser revisados por la comisión, no solo por el coordinador. [Orador 8]: Alberto. ¿Puede haber una delegación de rol por parte del coordinador o una tercera persona? [Orador 4]: Vale, ahora mismo no, pero sí que es algo que ya se venía haciendo en otras herramientas, tanto en herramientas que están colgadas desde Apolo, Politécnica Virtual, y somos muy conscientes de que esto pasa, entonces estará preparado para la nueva versión de tesis, de la aplicación definitiva, pero ahora mismo no. [Orador 8]: ¿Y por parte de las escuelas lo que vamos es a ver el desarrollo de todo este proceso final de todos los alumnos de los programas de doctorado de la escuela? [Orador 4]: No. Los roles que acceden a la herramienta son los de alumno, director y comisión y tribunal. Es decir, todo lo que se salga de ahí no accede a la herramienta. [Orador 7]: ¿No sabremos si el alumno... Ni el subdirector de doctorado ni el adjunto de doctorado. No. [Orador 4]: No, pero esto vosotros lo veis en académico, en Agora. Todo esto se graba, esto es una interfaz al final, que lo que hace es grabar en tablas de Agora. Esto se queda en el expediente del alumno. Cuando tú entras, ves cómo está el documento de actividad cuando esté, el plan de investigación, las evaluaciones y todo. [Orador 7]: Entonces, para el proceso de elaboración de los informes anuales, La cosa termina cuando la Comisión Académica del Plan Autorado ha aprobado el informe. Todo esto queda archivado y cuando se va a aprobar la defensa de la tesis, todos los informes tienen que haberse elaborado y aprobado en principio en su momento, cada vez que se han ido generando. ¿Y la modificación de esta medida elaborada? [Orador 1]: O sea, esto graba en las tablas de Ágora, es que es parte de ello, sí. [Orador 7]: RAPI es una parte de Ágora, todo viene de Universitas 21. [Orador 9]: Para codificar la función, la acción del director, ¿tiene que revisar y luego poner revisión de la comisión? Director. Y luego tiene que incorporar el informe en ese orden o hasta que no haga esas dos cosas no pasa a la comisión académica. [Orador 4]: A la comisión académica. Puede ver el informe en el momento en el que el director se lo pasa a revisión de comisión, pero necesita la valoración del director para poder calificar. Si no tiene la valoración del director, aunque vea el informe, no puede calificar. [Orador 9]: Y otra cosa, ¿qué sucede en el caso de que haya dos codirectores? ¿Tendrán que haber repetido su informe y puesto a evaluación de la comisión ambos y entonces pasará? [Orador 4]: Los dos pueden emitir valoración, pero obligatoria solo es una. Ahora mismo es así. Sí que habría que planteárselo para la tesis, si es necesario que sean las dos obligatorias. Esto ya es... Llegará un poco acuerdo entre lo que reclaman las comisiones, el negocio del vicerrectorado o doctorado y lo que tiene que hacer la herramienta, pero estará para la aplicación de tesis. [Orador 9]: Vale, entonces puede uno solo entregar el informe, pero los dos tienen que poner revisión de la comisión. [Orador 4]: No, solo uno de ellos transiciona. Una vez que ha cambiado el estado, cambia ya para el... Ah, con que transicione uno, pero los dos tienen que rellenar el informe. Los dos deberían rellenar el informe. [Orador 7]: Pero hay un informe único. [Orador 4]: Puede haber dos informes. [Orador 7]: El asunto es que esta herramienta... está sujeta a posibles mejoras. Y ya veremos en qué consisten estas mejoras. Además, puede que haya distintas maneras de verlo por distintas comisiones. A lo mejor una comisión... los dos, entonces ya veremos de qué manera vamos mejorando vamos perfeccionando esta herramienta para que el control el seguimiento de las tesis sea lo que cada comisión académica promocional decida porque tal y como dicta el gran decreto es esta la comisión la responsable del seguimiento de las tesis entonces bueno, todo irá mejorando pero de momento hoy con que Un director a un informe favorable es capaz ya de transitar el estado de esta valoración al paso siguiente. [Orador 2]: Vale, creo que esto lo controlo. [Orador 7]: Espero que no haya muchos otros segundos directores que no estén de acuerdo con el informe del primero. Pero si hubiera ese caso, pues ya sabe, puede ir al coordinador a denunciar esa situación que a él le parece irregular. Pero bueno, yo creo que hay que ver esta herramienta y el papel que tiene como algo constructivo. [Orador 6]: Además, teniendo en cuenta que es una herramienta provisional, que nos vamos a deshacer de ella, la inversión que tenemos que hacer en configuración y en pedir cambios, yo creo que es la mínima para mantenernos la operatividad durante un año, que es lo que le vamos a dar uso, hasta que la sustituyamos por una a nuestra medida, a la manera que funcionamos nosotros. [Orador 7]: Sí, esta es mi sugerencia también, que sepamos convivir con... con las limitaciones de la herramienta este año, pero vamos a probarla y al año que viene, con el tiempo suficiente, si hay necesidades claras en las que coincide la mayoría de la gente, las incorporaremos. [Orador 4]: Y poco a poco haremos que cada vez sea todo mejor. Una cosa que os quería comentar también de la... de la aplicación, es este apartado que es muy importante, el de necesitas ayuda. En el momento en el que tanto un doctorando como un director necesite consultar algo porque la herramienta... Considera que hay un error o el alumno que su fecha de depósito, límite de depósito no es correcta, puede escribir a un CAU. Esto enviaría una petición correcta. a vicerrectorado de doctorado que sería atendida. Si fuera un error técnico, ellos nos pasarían la incidencia y la solucionaríamos. Otra de las cosas que quería comentaros es que tanto el alumno como las comisiones y los directores pueden exportar estos informes anuales a Excel, a PDF. Esto a los alumnos les viene especialmente bien el exportarlo a Excel, si quieren copiar y pegar informes anuales de varios años y luego modificar en el definitivo. Este en principio sería todo el proceso. Podemos ver las... si quieres las hojas de... las guías rápidas estas que hemos preparado. Vale, pues os enseño así rápidamente. Estas hojas, estas guías rápidas, que podríais informar a los alumnos o darles publicidad porque son muy visuales de cuál es el proceso. El del registro de plan de investigación, qué es el plan... ¿Quién puede rellenarlo? Los alumnos de doctorado que estén matriculados en el año académico correspondiente, en este caso 18-19, que hayan abonado las tasas de tutela. [Orador 7]: Estos no pueden rellenarlo, estos deben rellenarlo. [Orador 4]: ¿Dónde se registra? Os pasaremos la URL con toda la documentación. ¿Cuándo se registra? ¿Cómo se evalúa? Otra forma de poner el mismo gráfico. El registro del plan de investigación lo hace el alumno. El director emite una valoración y un informe. Y la KPD... La comisión evalúa con apto o no apto. En cuanto a la gestión de prórrogas... Hay una serie de preguntas frecuentes que hemos ido recibiendo, tanto nosotros como vicerrectorado de doctorado, y hemos querido ponerlo un poco a disposición de los alumnos para ver si podemos disminuir esas consultas. Cuánto puede durar la realización de una tesis, qué es una prórroga, quién puede solicitarla y dónde se ve la fecha límite para el depósito de la tesis. Son los mismos campos en los que habéis visto que se veía al entrar en RAPI. Lo ve tanto el alumno, como el director, como la comisión. Todos ellos tienen acceso a ver esa información. El alumno solicita la prórroga en el centro La KPD lo autoriza y lo aprueba la comisión de doctorado de la UPM y esto se devuelve a la Secretaría del Centro para que registre esa prórroga en Universitas 21 para que el alumno pueda ver su nueva fecha. [Orador 7]: Esta es la situación que tenemos en este momento. Posiblemente en los próximos meses cambie un detallito y es que en vez de ser la Comisión de Doctorado de la UPM quien apruebe las prórrogas, será el comité del área doctoral el que lo haga. Pero como sabéis, estamos todavía en el periodo de transición entre el sistema tradicional y el nuevo de la Escuela Internacional de Doctorado y entonces hay pequeñitos detalles de estos que irán cambiando, pero el alumno de estos no tiene que enterarse. [Orador 4]: Sí, hombre, cuando una vez que cambie se actualiza esta documentación y se vuelve a poner. Y la última, las instrucciones para enviar y evaluar el plan de investigación. Esta documentación... es la que os enviaremos y colgaremos para que esté disponible. Todo este proceso que hemos ido viendo lo hemos documentado y también lo tendréis disponible tanto los directores como la comisión, como los alumnos en Politécnica Virtual o en Apolo, según corresponda. Y yo creo que hasta aquí. Si tenéis alguna duda más... [Orador 7]: Vamos a hacer un esfuerzo grande porque toda esta documentación está expuesta en varios sitios y que no sea justamente por falta de comunicación que se generen problemas o dificultades. Y muy probablemente, como espero que veáis, en un año toda esta documentación ya no la consulta nadie porque me hará falta. [Orador 5]: Igual que los plenos de investigación, los doctorandos los tienen que rellenar aquí en RAPI. ¿Los registros de actividades del 18-19 dónde se deben rellenar? [Orador 4]: Los del 18-19 los realizarán, pero en el 19-20. O sea, abriremos en 19-20 para que el alumno registre todas las actividades que considere que tienen que estar en su expediente. ¿En el 18-19? No se registran en el año 18-19, se van a registrar en el 19-20, pero se van a registrar esas actividades. Sabemos que hay muchas comisiones que llevan este registro al margen de todo. Hay comisiones que lo llevan en papel, hay casos en los que se queda solo en el director. Cuando esté un poco normalizado se podrá registrar y se quedará en el expediente del alumno. indicando el año en el que se cursó, o sea, no se registrará en 19-20, pero indicando las fechas en las que han sido las estancias o la fecha de publicación real. [Orador 2]: Gracias. [Orador 7]: Si no tenéis más preguntas o más dudas que formular, me gustaría agradecer al vicerrector de servicios tecnológicos, a todo el equipo de personas que han estado contribuyendo al desarrollo de esta parte, de toda la iniciativa de tesis, que les va a ocupar por lo menos todo un año, o año y medio más, para tener finalmente esa herramienta que de verdad nos va a hacer la vida mucho más fácil, sobre todo a los doctorandos, a las comisiones académicas y también al resto de la gente que se ocupa de la gestión del doctorado. Por eso os agradezco mucho a todos y cada uno de los que estáis participando vuestro esfuerzo. Y a todos por venir y la atención que habéis prestado. Espero que al final esto sea bastante sencillo, porque no en vano ya estamos acostumbrados al uso de todas estas herramientas. Muchas gracias.